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Généralités

Facturation électronique - généralités

  • Est-ce que la facture électronique a la même valeur juridique que la facture papier ?

    Oui. La forme de la facture, qu'elle soit sur papier ou au format électronique, n'a pas d'importance. Toutes les factures sont soumises aux mêmes règles. La valeur juridique d'une facture électronique est tout à fait équivalente à celle d'une facture papier.        

  • Quand une facture est-elle considérée comme électronique au niveau TVA ?

    Une facture électronique est considérée comme une facture valable du point de vue TVA si elle remplit les conditions suivantes :                 

    • Toutes les données obligatoires d'une facture sont présentes.          
    • Le document doit avoir été émis et reçu sous une forme électronique, quelle qu'elle soit.      
  • Existera-t-il un format unique pour les factures électroniques ?

    Non. Chacun est libre de choisir le format (PDF, PDF/A, EDI, XML, code QR...).               

    Un certain nombre de données spécifiques doivent se trouver sur la facture, mais la loi ne précise pas à quel endroit du document ces données doivent se trouver. Tout comme différentes possibilités existent pour placer ces éléments sur une facture papier (en haut, en bas, à gauche, à droite...), l'utilisateur peut choisir où il place l'information nécessaire, peu importe l'endroit, pourvu qu'elle soit présente.

  • Les factures en PDF sont-elles légales ?

    Oui. La forme de la facture n'a pas d'importance. Chaque facture doit toujours répondre aux mêmes conditions légales de facturation. Une facture en PDF qui remplit les conditions légales d'une facture est donc juridiquement tout à fait en ordre.         

  • La facture électronique deviendra-t-elle obligatoire ?

    Non. La réglementation garantit l’égalité entre les factures papier et les factures électroniques mais n’oblige personne à utiliser l’un ou l’autre mode de facturation. La facturation électronique prend de plus en plus d’importance.

  • Les factures électroniques et les factures papier peuvent-elles coexister ?

    Oui. Les entreprises peuvent choisir la forme des factures qu'elles reçoivent et/ou émettent, en se mettant d'accord avec leur client ou fournisseur.              

    Un fournisseur peut donc envoyer des factures électroniques à une partie de ses clients, tout en continuant à émettre des factures papier pour ses autres clients.        

  • Qu'est-ce que l'original d'une facture électronique ?

    Comme tout assujetti doit toujours pouvoir prouver qu’une facture reflète la réalité,  toute référence à la « forme originale » de la facture a été supprimée de l’article 60 du Code de la TVA depuis le 1er janvier 2013. Dorénavant, seules l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d’une facture, papier ou électronique, doivent être assurées à partir du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.                        

    Si chaque partie concernée respecte et garantit ces conditions, la nature réelle de la facture sera plus claire que par le passé, lorsque , seule la facture originale était prise en compte comme point de départ de la réglementation TVA. Cela vaut pour la conservation des factures, l’exercice du droit de déduction et le contrôle de son respect.

  • Qu'entend-on par « authenticité de l’origine » de la facture ?

    « L’authenticité de l’origine» signifie : « l’assurance de l’identité de la personne qui a fourni la livraison de biens ou le service ou de la personne qui a émis la facture ».                              

    Garantir cette authenticité est une obligation tant pour l’assujetti qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services que pour l’assujetti qui effectue cette livraison ou cette prestation. Tous deux peuvent, indépendamment l’un de l’autre, garantir l’authenticité de l’origine.

  • Quels éléments doivent être présents pour garantir « l'authenticité de l'origine » ?

    Garantie du fournisseur/prestataire de services  

    Le fournisseur/prestataire de services doit pouvoir garantir que la facture a effectivement été émise par lui ou en son nom. Cela peut se faire en enregistrant la facture dans la comptabilité. Si le client ou un tiers émet une facture, l’émission de la facture peut être prouvée par des pièces justificatives.                             

    Garantie de l'acquéreur/du preneur

    L’assujetti, qui reçoit la livraison de biens ou la prestation de services, doit pouvoir garantir que la facture qu’il a reçue provient du fournisseur/prestataire ou de l’émetteur de la facture.                             

    L’assujetti peut procéder de deux façons :

    • soit il vérifie les informations relatives à l’identité du fournisseur/prestataire figurant sur la facture ;
    • soit il s’assure de l’identité de l’émetteur de la facture.                             

    Garantie de l’identité du fournisseur/prestataire

    La facture reprend toujours l’identité du fournisseur/prestataire. Toutefois, cela ne suffit pas pour assurer l’authenticité de l’origine. L'acquéreur/le preneur doit s’assurer que le fournisseur/prestataire indiqué sur la facture a réellement effectué la livraison de biens ou la prestation de services faisant l’objet de la facture. À cette fin, l’assujetti peut recourir à des contrôles de gestion qui établiraient une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services.              

    Garantie de l’identité de l’émetteur de la facture

    L’assujetti peut vérifier l’identité de l’émetteur de la facture en ayant recours, par exemple, à une signature électronique avancée ou à un EDI. Cette méthode est cependant sans préjudice du considérant 10 de la directive 2010/45/UE. Elle prévoit que les factures doivent correspondre à des livraisons de biens ou à des prestations de services réellement effectuées.                     

    L’obligation de garantir l’identité de l’émetteur de la facture peut s’appliquer dans les cas suivants :

    • lorsque le fournisseur/prestataire a émis la facture 
    • lorsque la facture a été émise par un tiers (outsourcing)
    • lorsque le client émet lui-même la facture (auto-facturation).
  • Qu'entend-on par « intégrité du contenu » de la facture ?

    L’« intégrité du contenu » signifie que le contenu de la facture n’a subi aucun changement.                   

    En règle, le contenu de la facture correspond à celui défini dans la directive TVA.                              

    Garantir l’intégrité du contenu d’une facture est une obligation tant pour l’assujetti qui effectue la livraison de biens ou la prestation de services que pour l’assujetti qui reçoit cette livraison ou cette prestation. Ceux-ci peuvent choisir indépendamment l’un de l’autre la manière dont ils se conformeront à cette obligation ou ils peuvent convenir de s’y conformer ensemble. Ceci peut se faire, par exemple en ayant recours à des technologies comme l’EDI ou des signatures électroniques avancées pour garantir que le contenu n’a pas été modifié.

    Afin de remplir cette obligation, l’assujetti peut choisir d’appliquer des technologies spécifiques ou des contrôles de gestion qui établissent une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison/prestation.                     

    Le fait que le contenu de la facture n’ait pas été modifié (intégrité du contenu) n’a rien à voir avec le format de la facture électronique. Le format peut très bien changer, à condition que le contenu requis par la directive TVA reste le même. Ainsi, l'acquéreur/le preneur ou un prestataire de services agissant en son nom, peut convertir les données électroniques. Il peut également les présenter d’une autre façon afin de les adapter à son système informatique ou de s’adapter aux évolutions technologiques.  

    Si l’assujetti choisit d’utiliser la signature électronique avancée, il doit enregistrer la conversion d’un format à un autre dans une piste d’audit.         

  • Qu'entend-on par « lisibilité » de la facture ?

    La « lisibilité d’une facture » signifie que la facture doit rester lisible jusqu’à la fin de sa période de conservation. Les données TVA doivent être lisibles, sur écran ou sur papier, sans devoir les examiner ou les interpréter de manière excessive. Par exemple, les messages EDI ou XML dans leur format original ne sont pas considérés comme lisibles par l'utilisateur, ils doivent être convertis en un format lisible.       

    Pour les factures électroniques, la condition est remplie si la facture peut être présentée sur demande. Cela doit être fait dans un délai raisonnable et dans un format lisible par l’utilisateur : sur écran ou sur papier, même après un processus de conversion. Il doit être possible de vérifier que les informations du fichier électronique original correspondent à celles du document lisible présenté.                   

    Afin de garantir la lisibilité des factures électroniques, un dispositif adapté et fiable permettant de visualiser la facture doit être disponible pour l’ensemble de la période de conservation.                          

    Les signatures électroniques avancées et l’EDI ne suffisent pas seuls à garantir la lisibilité d’une facture électronique.       

  • Qu'est-ce que le code de conduite e-invoicing ?

    Le code de conduite e-invoicing est consacré à la facturation électronique (= e-invoicing) entre un fournisseur et un consommateur.       

    Le fournisseur qui signe ce code s’engage à suivre ses principes et dispositions, en collaboration avec les autres acteurs concernés, pour informer les consommateurs et promouvoir la facturation électronique.                            

    Vous trouverez le code de conduite e-invoicing sur le site web du SPF Economie.                       

    Si vous souhaitez souscrire à ce code, il suffit de compléter certaines informations (date et numéro d’entreprise), de signer le code et de l’envoyer par e-mail à l’Agence pour la Simplification Administrative : asa@premier.fed.be. Ce service le publiera sur un site web et en informera le SPF Economie.

  • Que signifie la notion de « piste d'audit » ou « contrôle de gestion » ?

    L’assujetti détermine la manière dont l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture sont garanties. Cela peut être réalisé par des contrôles de gestion qui établissent une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services.              

    Dans le contexte comptable, la piste d’audit peut être décrite comme le flux documenté d'une opération, du début de celle-ci (le document source, qui peut être un bon de commande) à sa conclusion (l’enregistrement final dans les comptes annuels) et, inversement, qui relie les différents documents de ce processus. Une piste d’audit comprend les documents source, les opérations traitées et des références au lien entre ces éléments.    

  • Quand une piste d’audit est-elle fiable ?

    Une piste d’audit est fiable quand trois conditions sont remplies :

    • le lien entre les pièces justificatives et les opérations traitées est facile à suivre (lorsque le niveau de détail est suffisant pour relier les documents) ;
    • elle est conforme aux procédures applicables ;
    • elle correspond aux processus qui ont réellement eu lieu.

    Cela peut être fait avec :

    • des documents établis par des tiers (comme des extraits de compte) ;
    • des documents établis par l'acquéreur/le preneur ou le fournisseur/prestataire (documents de la seconde partie) ;
    • des contrôles internes (par ex. séparation des tâches).              

    Pour la TVA, une piste d’audit doit fournir un lien vérifiable entre une facture et une livraison de biens ou prestation de services, afin de permettre de contrôler si la facture correspond à une livraison de biens ou à une prestation de services effectuée (conformément à l’article 233, paragraphe 1, deuxième alinéa de la directive TVA).

    L’assujetti est libre de choisir la manière de démontrer le lien entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services. Les États membres peuvent fournir des orientations afin de l’aider à établir une piste d’audit fiable mais celles-ci ne doivent comporter aucune exigence contraignante. Il peut s’agir par exemple d’un ensemble de différents documents, comme un bon de commande, des documents de transport et la facture elle-même, accompagné d’une indication selon laquelle ces documents correspondent, ou même du simple fait que ces trois types de documents correspondent réellement.                      

    Comme pour les contrôles de gestion, la piste d’audit fiable devrait être appropriée à la taille, à l’activité et au type de l’assujetti et devrait tenir compte du nombre et de la valeur des opérations ainsi que du nombre et du type de fournisseurs/prestataires et d'acquéreurs/preneurs. Le cas échéant, d’autres facteurs devraient également être pris en considération, comme les obligations en matière de déclaration financière et d’audit.

  • Quel est le degré de sécurité des factures électroniques ?

    La sécurité de la facture peut dépendre de trois éléments :

    • de la technologie utilisée ;
    • des contrôles existant au sein de l'entreprise ;
    • des accords passés entre les parties prenantes.
  • Quelle est la législation applicable en cas de facturation transfrontalière ?

    L'État membre dans lequel la fourniture du service ou du bien a lieu définit les règles de facturation.

    Dans deux cas, les règles de facturation de l'État membre dans lequel le fournisseur ou prestataire de service est établi s’appliquent :

    • lorsque la livraison de biens ou d'une prestation de services a lieu, pour la TVA, dans un autre État membre et l la TVA due est reportée sur le client (sauf en cas d’auto-facturation, auquel cas la règle de base s’applique à nouveau ;
    • lorsque les livraisons de biens ou prestations de services n'ont pas lieu dans l'UE et n'y sont donc pas imposables.
  • De quel État membre les règles sont-elles appliquées pour la facturation ?
    État membre de localisation de l’entreprise qui facture État membre du lieu de fourniture*
    Règle générale x
    Exceptions
    Lieu de fourniture en dehors de l’UE x
    Le fournisseur n’est pas établi dans l’État membre du lieu de fourniture et la personne qui doit payer la TVA est le client (pas d’application en cas d’auto-facturation) x

    *Si l’État membre du lieu de fourniture est différent de l’État membre de localisation de l’entreprise qui facture.