Autorisations PLDA

Afin d’augmenter la valeur ajoutée des dépôts électroniques des déclarations et afin de diminuer les désagréments causés par d’éventuelles procédures d’urgence, vous pouvez obtenir, auprès de la direction régionale D&A, certaines autorisations.

  1. l'autorisation "Archivage"
  2. l’autorisation "Procédure d’urgence simplifiée – mise en mémoire tampon"
  3. l’autorisation "Déclaration sur papier vierge"
  4. l’autorisation "Numérotation propre"
  5. l’autorisation "Déclaration simplifiée"
  6. Downloadable file Complément à la note n° EOS/D.D. 012.733/530.11 du 7 mars 2017 relative à l’archivage des pièces à joindre à la déclaration PLDA et à l’abrogation de la dépêche n° D.D. 305.877/530.11 (DOC, 83.5 Ko)

Un formulaire de demande globale et les éventuels engagements requis peuvent être téléchargés depuis notre site web:


1. L’autorisation “Archivage”

 

Le but de l’autorisation archivage est que vous puissiez archiver dans votre propre institution les annexes (souvent sous format papier) de votre déclaration en douane au lieu de les apporter à votre succursale.

 

Lorsque vous introduisez une déclaration électronique, vous ne devez plus vous déplacer au bureau de douane. Vous introduisez la déclaration chez vous et vous recevez de la douane une confirmation électronique signée de l’acceptation des marchandises, de libération des marchandises, et, en cas d’exportation, une confirmation de la sortie des marchandises de l’Union Européenne. Pratiquement, certains documents et certificats qui sont encore sur papier, ne pouvant donc pas être introduits électroniquement, doivent être présentés en tant qu’annexes à la déclaration. Si vous ne disposez pas d’une autorisation « archivage » , ces annexes doivent être présentées auprès de votre succursale des Douane et Accises, ce qui réduit partiellement l’avantage d’introduire de manière électronique.

Afin d’obtenir une autorisation “archivage” , vous devez remplir un certain nombre de conditions.

 
  • vous devez pour cela introduire une demande auprès de la direction régionale D&A et prendre la responsabilité de l’archivage de ces annexes. A cette fin, le chef d’entreprise doit signer la preuve que vous pouvez télécharger depuis notre site web;
  • ne pas avoir commis d’infractions graves ou répétées à la règlementation douanière;
  • disposer d’un système d’archivage clair et cohérent;
  • faire part de votre système d’archivage au directeur de la direction régionale D&A et le prévenir lorsque des modifications interviennent;
  • prendre toutes les mesures nécessaires afin de préserver les archives contre toutes conséquences qui viendraient empêcher leur disponibilité (e.a. mesures de sécurité contre l’incendie, etc…);
  • durant les heures de bureau, assurer l’accès libre aux archives pour les fonctionnaires concernés.


2. L’autorisation  “Procédure d’urgence simplifiée – mise en mémoire tampon”

 

Le but de l'autorisation "procédure d'urgence simplifiée -mise en mémoire tampon" est d'éviter, autant que possible, de devoir utiliser des déclarations papier durant la procédure d'urgence mais aussi de réencoder toutes les données lors du redémarrage de PLDA.

 

Lorsque PLDA n'est pas disponible, le système du déclarant mémorise les données, ajoute "le callnumber" de la procédure d'urgence et détermine la date d'acceptation de la déclaration. Une fois que le système du déclarant a enregistré la date d'acceptation, les données ne peuvent plus être modifiées. L'administration peut exercer un contrôle sur ces déclarations par la consultation des données sur le système.

 

Si la douane en fait la demande, le système peut également produire une copie des données mémorisées sous le format d'un Document Unique. Lorsque PLDA est à nouveau disponible, les données doivent lui être envoyées.

S'il apparaît à l'envoi que la déclaration n'est pas recevable, le déclarant effectue les adaptions requises et il introduit une demande de régularisation auprès de sa succursale des Douanes et Accises. Ceci ne peut se faire que par une modification des données de la déclaration utilisée pendant la procédure d'urgence. Les données modifiées doivent être disponibles dans le système du déclarant comme données complémentaires et le déclarant doit introduire une demande de régularisation à sa succursale. Avec la demande de régularisation, il fournit aussi bien les données de la déclaration initiale que les données corrigées de la déclaration finale, acceptées par PLDA, ainsi qu'un inventaire des modifications qu'il a effectuées.

 

Le receveur de la succursale appréciera « au cas par cas » l'importance de cette irrégularité et en fonction de cela, il décidera si :

  1. l'irrégularité est sans conséquences juridiques et pour lesquelles seules des règles de correction "de qualité" doivent être prises ou
  2. l'erreur est telle que des rectifications sont également requises ou
  3. la faute ou l'action est frauduleuse et elle entraîne des pénalités financières et/ou des poursuites pénales.

Pour remplir ces conditions, le système du déclarant prend une copie des données mises en tampon qui, au numéro du LRN prêt, sont identiques à la déclaration mémorisée durant la procédure d'urgence. Cette copie est transmise à PLDA et peut, si nécessaire, pour arriver à une déclaration acceptable, être modifiée et jointe aux données initiales de la demande de régularisation.

Afin d'obtenir une autorisation " procédure d'urgence simplifiée-mise en mémoire tampon", vous devez remplir certaines conditions :

  • vous devez introduire une demande "procédure d'urgence simplifiée-mise en mémoire tampon" et le chef d'entreprise doit signer les engagements nécessaires
  • fournir une description du système de déclaration  par laquelle il apparaît qu'elle offre toutes les garanties requises afin :
    • que la date d'acceptation de la déclaration soit déterminée de manière correcte et qu’ elle ne soit plus modifiée par la suite
    • que les autres données de la déclaration ne soient pas modifiées après la libération des marchandises
    • que toutes les données soient envoyées vers PLDA et que la déclaration soit acceptée
  • ne pas avoir commis d'infractions graves ou répétées à la règlementation douanière.

Afin de pouvoir appliquer la procédure décrite ci-dessus, vous devez également demander une  "numérotation propre" et , afin de pouvoir travailler rapidement, il est préférable de demander également une autorisation pour pouvoir "imprimer“ des déclarations sur papier vierge". 


3. L’autorisation “Impression sur papier vierge”

 

Pour les déclarations qui sont introduites avec PLDA, une autorisation générale appropriée s’applique afin d’imprimer les déclarations sur papier vierge. Par conséquent, aucune autorisation ne doit être demandée.

Les déclarations en douane, qui sont établies dans la procédure d’urgence,  doivent en principe être produites sur des formulaires de Document Unique. Afin de pouvoir également imprimer ces déclarations sur papier vierge, vous pouvez demander une autorisation « imprimer des déclarations sur papier vierge ».


4. L’autorisation “Numérotation propre”

 

Si le déclarant valide lui-même des déclarations, il reçoit pour cela une série de numéros à utiliser de sa succursale et il informe systématiquement sa succursale sur l’utilisation de ses numéros.


5. L'autorisation "Procédure simplifiée"

 

Afin de simplifier les formalités à l’arrivée des marchandises et afin d’accelérer la libération des marchandises, les déclarants peuvent demander une autorisation afin d’introduire des déclarations simplifiées. Ces déclarations simplifiées sont toujours suivies de déclarations complètes. La déclaration simplifiée peut se composer :

 
  • d'une facture ou un document administratif  ou
  • d'une déclaration incomplète sur un Document Unique

Afin d’harmoniser les déclarations simplifiées déjà existantes, toutes les autorisations déjà existantes  sont levées, à partir du 04/02/2008. Les déclarants qui veulent utiliser ce système doivent demander une autorisation au Bureau Unique.