Buchführung und Fakturierung

Buchführung und Fakturierung in Sachen MwSt.

  • Ich bin Mehrwertsteuerpflichtiger. Welche Buchhaltungspflichten habe ich?

    Da das MwSt.-System in erster Linie auf die Buchhaltung ausgerichtet ist, müssen Sie als Mehrwertsteuerpflichtiger einige Pflichten erfüllen. So müssen Sie eine dem Umfang Ihrer Tätigkeit angepasste Buchhaltung führen.

    Damit die MwSt. angewandt werden kann und eine Kontrolle möglich ist, muss alles, was Sie in Ihre Buchungen eintragen:

    • den in die periodische Mehrwertsteuererklärung eingetragenen Betrag widerspiegeln,
    • durch einen Beleg untermauert werden.

    Die Buchführung enthält mindestens folgende Bücher:

    • ein Buch für Eingangsrechnungen und Gutschriften,
    • ein Buch für Ausgangsrechnungen und Gutschriften,
    • ein Tageseinnahmebuch pro Betriebssitz (für alle Umsätze, die mit Privatpersonen bewirkt wurden ohne Ausstellung einer Rechnung),
    • ggf. ein zusammenfassendes Buch, wenn Sie mehrere Betriebssitze haben.

    Für bestimmte Umsätze müssen Sie zudem ein besonderes Register führen:

    • das MwSt.-Register der Motorfahrzeuge,
    • das Register der Nicht-Verbringungen. Dabei handelt es sich um das Register der Güter, die ein Mehrwertsteuerpflichtiger zu gewerblichen Zwecken in einen anderen EU-Mitgliedstaat versendet oder befördert, um spezifische Umsätze zu bewirken.
    • das Register für materielle Arbeiten oder für Expertisen in Verbindung mit beweglichen Gütern,
    • das Erstattungsregister.

    Unter der normalen Mehrwertsteuerregelung müssen Sie alle Verpflichtungen einhalten. Für Sonderregelungen (Pauschalregelung, Befreiungsregelung, Regelung für Landwirte) gelten Abweichungen und es reicht manchmal eine vereinfachte Buchhaltung aus.

  • Ich bin Mehrwertsteuerpflichtiger. Welches sind meine Pflichten in Sachen Fakturierung?

    Es besteht keine Pflicht zur Rechnungsstellung:

    • bei der Lieferung von Gütern oder Dienstleistungserbringungen an natürliche Personen (mehrwertsteuerpflichtig oder nicht), die diese Güter bzw. diese Dienstleistungen für private Zwecke bestimmen.

    Es besteht allerdings die Möglichkeit, eine Rechnung auszustellen. Falls nicht, müssen die Einnahmen in Bezug auf diese Umsätze in ein Tageseinnahmebuch eingetragen werden. Diese Eintragung kann einmal täglich als Gesamtbetrag erfolgen, es sei denn, der Einheitspreis des gelieferten Guts (einschließlich MwSt.) übersteigt 250 Euro. In diesem Fall müssen Sie diese besondere Lieferung von Gütern separat eintragen.

    Es besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung:

    • bei der Lieferung von Gütern oder Dienstleistungserbringungen im Rahmen der Ausübung Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit an eine mehrwertsteuerpflichtige oder nicht mehrwertsteuerpflichtige juristische Person,
    • bei einem Fernverkauf an eine nicht mehrwertsteuerpflichtige Person,
    • wenn der Steueranspruch entsteht (über den Gesamtpreis oder einen Teil des Preises des Umsatzes), bevor die Lieferung eines Guts oder Erbringung einer Dienstleistung wie in den vorigen Absätzen beschrieben erfolgt,
    • bei der Lieferung von neuen Fahrzeugen, die durch den Verkäufer, durch den Erwerber oder auf ihre Rechnung an den Erwerber ins EU-Ausland versandt oder befördert werden,
    • bei den nachstehenden Lieferungen (auch wenn der Kunde eine natürliche Person ist und für private Zwecke handelt):
      • Lieferung von Fahrzeugen, und zwar unabhängig davon, ob sie neu oder gebraucht sind, ob sie zur Personen- oder Güterbeförderung gebraucht werden und ob es sich um Landfahrzeuge oder andere Beförderungsmittel handelt. Dies gilt auch für die Lieferung von Einzelteilen und Zubehör dieser Fahrzeuge sowie für Arbeiten an diesen Fahrzeugen, wenn der Preis 125 Euro (einschließlich MwSt.) übersteigt,
      • Lieferung neuer Gebäude und dinglicher Rechte an diesen Gebäuden,
      • Immobilienarbeiten,
      • Lieferung von Gütern und Dienstleistungserbringungen, die zur Errichtung eines neuen Gebäudes bestimmt sind,
      • Ratenverkauf oder Mietkauf,
      • Lieferung von Gütern, die offensichtlich zu einer wirtschaftlichen Nutzung bestimmt sind,
      • Lieferungen, die in Einrichtungen oder an Orten erfolgen, die normalerweise nicht für Privatpersonen zugänglich sind,
      • Lieferungen, die von Produktions- oder Großhandelsbetrieben bewirkt werden,
      • Umzüge oder Möbellagerung und dazu gehörende Leistungen,
      • bestimmte mehrwertsteuerfreie Lieferungen von Gütern oder Dienstleistungserbringungen, die im Rahmen internationaler Beziehungen erbracht werden,
      • Lieferungen von Anlagegold, deren Betrag über 2.500 Euro liegt.

    Frist für die Rechnungsstellung

    Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat folgt, in dem der Steuertatbestand des Umsatzes eingetreten ist. Im Prinzip ist das der Zeitpunkt, in dem der Steueranspruch entsteht. Es gibt aber Ausnahmefälle.

    RKS-Zettel oder Quittung

    Betreiber von Einrichtungen, in denen Mahlzeiten verzehrt werden, sowie Traiteure und Cateringdienste müssen für sämtliche Umsätze im Zusammenhang mit Mahlzeiten und Getränken einen Kassenzettel eines Registrierkassensystems (RKS) ausstellen, wenn der Umsatz in Bezug auf Restaurant- und Cateringdienste 25.000 Euro übersteigt. Unterhalb dieser Schwelle müssen sie ihren Kunden eine nummerierte und durch einen anerkannten Drucker gedruckte Nota oder Quittung ausstellen.  Diese Nota oder Quittung ist auch für die Betreiber von Fahrzeugwaschanlagen sowie für Hotelübernachtungen verpflichtend.

    Die Nota oder Quittung kann durch eine Rechnung ersetzt werden, sofern sie zum Zeitpunkt der Erbringung der Dienstleistung ausgestellt wird. Eine Rechnung kann niemals einen RKS-Zettel ersetzen.

    Aufbewahrungspflicht

    Sie sind verpflichtet, Rechnungen, Kopien von Rechnungen, Bücher und andere Unterlagen während eines Zeitraums von sieben Jahren aufzubewahren. Für Bücher läuft die Frist ab dem 1. Januar des Jahres nach dem Abschluss der Bücher. Für Rechnungen und andere Unterlagen beginnt die Frist am 1. Januar des Jahres nach dem Datum der Erstellung der Unterlagen.